一人総務の用語集

一人総務・少人数総務の記事でよく出てくる経理、AI、システム、防災まわりの用語を、実務で迷いにくい形に整理しました。定義だけで終わらせず、実務で確認するポイントと関連記事への入口も置いています。

売掛金

売掛金とは、商品やサービスを提供した後、まだ入金されていない代金のこと。

実務メモ: 滞留した場合は、金額だけでなく入金予定日と相手の状況を確認します。
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滞留

滞留とは、入金や処理が予定どおり進まず、未回収・未処理の状態で残っていること。

実務メモ: 原因が行き違いか資金繰りかで、次の連絡方法が変わります。
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消込

消込とは、請求や買掛の残高に対して、実際の入金・支払を対応させて残高を消す処理のこと。

実務メモ: 同じ金額でも相手先や日付を確認し、誤消込を避けます。
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買掛金

買掛金とは、仕入や外注などの代金について、まだ支払っていない債務のこと。

実務メモ: 支払予定と会計残高がずれると月次確認が重くなります。
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仮払金

仮払金とは、用途や金額が確定する前に一時的に支払ったお金を処理する勘定科目のこと。

実務メモ: 決算前には発生と精算が対応しているかを確認します。
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立替金

立替金とは、本来は他者が負担する費用を会社や社員が一時的に立て替えた金額のこと。

実務メモ: 精算忘れや別勘定での処理が残りやすいため、元帳確認が必要です。
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現金実査

現金実査とは、帳簿上の現金残高と実際に手元にある現金を照合する確認作業のこと。

実務メモ: 決算翌朝など、資料を出し切った状態で行うと漏れを減らせます。
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年末調整

年末調整とは、会社が従業員の年間所得税を精算する年1回の手続きのこと。

実務メモ: 質問が集中しやすいため、FAQや資料共有の準備が効果的です。
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就業規則

就業規則とは、労働時間、休暇、賃金、退職など会社の基本ルールをまとめた文書のこと。

実務メモ: 古い制度が残っていないか、改定履歴と合わせて確認します。
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Gemini Notebook

Gemini Notebookとは、登録した資料をもとに質問回答や要約を行えるAIノートツールのこと。

実務メモ: 社内FAQでは、信頼できる資料だけをソースに入れることが大切です。
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AI OCR

AI OCRとは、紙やPDFの文字をAIで読み取り、データとして扱える形にする技術のこと。

実務メモ: 読み取り箇所や表記揺れのルール化で精度が変わります。
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AIエージェント

AIエージェントとは、目的に沿って複数の作業を自律的に進めるAIの使い方のこと。

実務メモ: 利用者と業務範囲を限定し、ログと成果物を残す運用が安全です。
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基幹システム

基幹システムとは、受注、売上、請求、在庫など会社の主要業務を支える中核システムのこと。

実務メモ: 変更時は影響範囲を確認し、現場への説明を丁寧に行います。
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販売管理

販売管理とは、見積、受注、売上、請求、入金など販売に関わる情報を管理すること。

実務メモ: 入力の二重化を減らすと、事務負担とミスを下げられます。
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仕入明細

仕入明細とは、仕入先、商品名、数量、単価、金額など仕入内容を行ごとに示した明細のこと。

実務メモ: 納品書との突合では、商品名の表記揺れに注意します。
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納品書

納品書とは、納品した商品や数量、金額などを取引先へ示す書類のこと。

実務メモ: 請求書や仕入明細と照合し、価格改定漏れを見つけます。
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請求書

請求書とは、取引先へ代金の支払を求めるために発行する書類のこと。

実務メモ: 紙・PDF・Webの違いで処理時間と保管方法が変わります。
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Web請求書

Web請求書とは、紙で郵送せず、Web上で請求書を発行・閲覧できる仕組みのこと。

実務メモ: 郵送代だけでなく、再発行対応や到着遅れの削減も見ます。
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弥生会計

弥生会計とは、中小企業で使われることが多い会計ソフトの一つ。

実務メモ: エクスポートやインポートを活用すると支払処理をつなげやすくなります。
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銀行振込データ

銀行振込データとは、支払先や金額などをネットバンキングに取り込める形式にしたデータのこと。

実務メモ: 作成前後で支払先名と金額を確認する手順が必要です。
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バックアップ

バックアップとは、障害や災害に備えてデータの複製を別の媒体や場所に残すこと。

実務メモ: オンラインだけでなくオフラインや別拠点保管も検討します。
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NAS

NASとは、ネットワーク経由で複数の端末から利用できる保存装置のこと。

実務メモ: 別拠点に置くと、火災や水害時の復旧余地を残せます。
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止水板

止水板とは、建物の入口などに設置し、水の侵入を抑えるための板状の防災設備のこと。

実務メモ: 保管場所と設置手順を全員が知っておくことが重要です。
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紙折り機

紙折り機とは、請求書や案内文などを自動で折るための事務機器のこと。

実務メモ: 月初に集中する紙作業を短縮できるか、費用対効果で判断します。
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費用対効果

費用対効果とは、かける費用に対してどの程度の時間削減や成果が得られるかを見る考え方のこと。

実務メモ: 直接費だけでなく、人の時間やリスク低減も合わせて見ます。
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突合

突合とは、二つ以上の資料やデータを照らし合わせ、金額や内容が一致しているか確認すること。

実務メモ: 請求書、納品書、仕入明細、会計データなど、照合する対象を先に決めると確認がぶれません。

詳しい実務記事: 突合に関連する実務を読む

補助科目

補助科目とは、勘定科目の内訳を取引先や内容別に分けて管理するための項目のこと。

実務メモ: 取引先名の揺れがあると照合や消込が難しくなるため、登録名のルールをそろえます。

詳しい実務記事: 補助科目に関連する実務を読む

月次決算

月次決算とは、月ごとに売上、仕入、入金、支払などを締めて経営状況を確認する処理のこと。

実務メモ: 月末だけで抱え込まず、日々の入力と証憑整理をそろえておくと締め作業が軽くなります。

詳しい実務記事: 月次決算に関連する実務を読む

費用対効果

費用対効果とは、かけた費用に対して、時間削減や品質向上などの効果がどれだけあるかを見る考え方のこと。

実務メモ: 中小企業では、月額費用だけでなく人の作業時間や締切前の余裕も一緒に見ます。

詳しい実務記事: 費用対効果に関連する実務を読む

売掛滞留

売掛滞留とは、売掛金が予定どおり入金されず、未回収のまま残っている状態のこと。

実務メモ: 行き違い、資金繰り、関係悪化では対応が変わるため、初動で理由を確認します。

詳しい実務記事: 売掛滞留に関連する実務を読む

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