このページは、「ひとり総務の実務ノート」にある実務記事の中から、すぐに使いやすいテンプレート・チェックリスト・確認順を集めた入口です。
記事内の経理・AI・システム用語は、一人総務の用語集にまとめています。読み進める前に意味を確認したいときに使えます。
一人総務や少人数総務では、毎回ゼロから文章を考えるだけで時間を使います。最初の一言、確認する順番、社長へ報告する項目、専門家へ送る材料が決まっているだけで、急な対応でも落ち着いて動きやすくなります。
個別テンプレページ
-
支払確認電話スクリプト
入金確認の電話で最初に伝える一言、支払予定日の聞き方、社内報告へつなげる項目をまとめています。
「行き違いでしたら申し訳ありません」から始め、相手を責めずに状況と支払予定を確認するための文例です。
-
月次決算チェックリスト
月末・月初に確認する入金、仮払金、立替金、残高、証憑の確認順をまとめています。
決算前に慌てないよう、毎月のうちに見ておきたい項目を短く確認できるチェックリストです。
-
システム不具合初動メモ
障害発生時に、発生時刻、画面、影響範囲、再現手順、連絡先を整理するためのメモです。
システム会社へ連絡する前に、状況を短時間でそろえ、やり取りを早くするための初動用です。
-
専門家相談メール下書き
社労士・税理士・システム会社へ相談する前に、事実、確認したいこと、期限、添付資料を整理します。
電話ではなくメールで正確に残したいときに、論点を詰め込みすぎず送るための型です。
-
止水板設置チェックリスト
大雨や台風前に、保管場所、設置担当、設置順、空振り時の片付けまで確認します。
実際に水害が起きる前に、誰がいても設置できる状態を作るための防災用チェックリストです。
-
贈答申請書テンプレート（Excel・Word）
用途、金額、理由、希望到着日、承認欄を一枚に揃え、架空の記入例と一緒に使えます。
贈答内容の根拠を短く整理し、承認後に手配へ移りやすくするための申請書です。
入金確認・売掛金管理で使うテンプレート
行き違いでしたら申し訳ありません、と添えてから入金確認をする形です。相手を責めるのではなく、事実確認から始めると関係を壊しにくくなります。
金額、滞留回数、支払予定日、相手の回答、誠実性、営業担当からの情報を分けて報告します。数字だけでなく、今後の判断材料まで整えるのがポイントです。
店頭の様子、商品量の変化、注文頻度の変化、オーナーや担当者の発言など、経理データだけでは見えない情報を確認します。
月次・決算で使うチェックリスト
仮払金や立替金の消し忘れ、銀行間の資金移動、決算翌朝の現金実査、貸倒れ処理の相談など、決算日をまたぐ前に整える項目を確認します。
システム・AI活用で使う確認順
画面写真、発生時刻、対象部署、止まっている業務、再現手順、エラー文言を短時間で集めます。システム会社へ良いパスを出すための土台です。
目的、使ってよい情報、出力形式、確認する人、社外秘や個人情報を入れないルールを先に決めます。成果物を残す場所も決めておくと後から追えます。
就業規則、改訂履歴、説明資料、公的資料など、信頼できる情報だけを入れます。社員には最終確認が必要なことも合わせて伝えます。
防災・庶務で使うチェックリスト
テープ交換、成功確認、失敗時の連絡先、代替要員、別拠点保管の考え方を整理します。少人数でもブラックボックスにしないことが大切です。
使い回す前に、自社用へ直す
テンプレートは、考える時間を減らすための道具です。ただし、社内ルール、取引先との関係、金額基準、承認者、使うシステムは会社ごとに違います。そのまま貼るのではなく、自社で迷いやすい箇所を一つ足すと、現場で使える資料になります。
| 直す項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 金額基準 | いくら以上なら上長確認、社長報告、人の目視確認に戻すか |
| 承認者 | 誰が判断し、誰へ共有するか |
| 社外共有 | 専門家やベンダーへ渡してよい情報と、渡さない情報 |
| 保存場所 | メール、共有フォルダ、Gemini Notebook、紙資料のどこに残すか |
| 更新日 | 制度改正、システム変更、担当変更があったときに更新するか |
よくある質問
- Qテンプレートはそのまま社内で使えますか？
- A
そのまま使うより、自社のルール、取引先との関係、承認者、金額基準に合わせて少し直してから使う方が安全です。
- Q少人数総務では、どのテンプレートから整えるべきですか？
- A
まずは滞留対応、月次決算、システム不具合、防災初動のように、急に起きると慌てやすい仕事から整えると効果が出やすいです。
- QAIにテンプレート作成を任せてもよいですか？
- A
たたき台作成には向いています。ただし、社外秘情報や個人情報を入れず、最終判断と社内共有は人が行う前提にします。