試算条件
試算結果
現金ベースの差引効果
13,500 円/月
年間 162,000 円
- Web請求書になる部数
- 350 部
- 紙で残る部数
- 150 部
- 紙で残る郵送関連費
- 16,500 円/月
- 時間価値を含む差引効果
- 19,500 円/月
- 時間価値を含む年間効果
- 234,000 円
この試算の前提と根拠
初期値は、月500部規模の紙請求書を発行していた実務例をもとにしています。紙折り機の導入で半日ほどかかっていた作業を約1時間まで短縮し、その後Web請求書へ約7割を切り替えました。郵送関連費は、郵便料金だけでなく、封筒・用紙・印刷も含めて1部110円として置いています。詳しい経緯は紙折り機からWeb請求書へ切り替えた実務で確認できます。
Web化率を100%にしていないのは、取引先ごとに受け取り方が違うためです。案内だけで切り替えられる先もあれば、迷惑メール、ダウンロード先、登録方法で止まる先もあります。紙を残す取引先がある前提で、小さく切り替える方が実務では続きます。
結果をどう読むか
結果は「現金ベース」と「削減時間の価値」を分けています。現金ベースでは、減った郵送関連費からWeb請求書サービスの月額を引きます。ここがプラスなら、郵送関連費だけでサービス費を上回る試算です。一方、時間価値を含む結果は、減った作業時間に時間単価を掛けた参考値です。
作業時間が3時間減っても、人件費がそのまま3時間分減るとは限りません。空いた時間を売掛金確認、問い合わせ対応、業務改善などへ振り向けられることに意味があります。サイト内の一人総務の実測データと合わせて、何に時間を戻すかまで考えてください。
社内で説明するときの注意
社内提案では、年間の削減額だけを大きく見せないことが大切です。サービスの初期費用、オプション費用、取引先への案内、紙で残る部数、導入後の問い合わせ対応も説明します。特にWeb化率は、最初の案内だけで達成できる数字ではありません。切り替えやすい取引先から進め、登録に不安がある先へ電話で支援するなど、段階的な運用が必要です。
Web請求書は自社の郵送費だけでなく、取引先にも「早く届く」「過去分を再取得できる」利点があります。自社都合だけで案内せず、相手側の利便性を伝えると切り替えが進みやすくなります。請求書処理全体を見直す場合は、請求書処理AI化ロードマップも参考にしてください。
よくある質問
- QWeb請求書への切替率は、どう見積もればよいですか？
- A
現在の取引先を、案内だけで切り替えられそうな先、個別支援が必要な先、紙を希望する先に分けます。最初は低めに置き、実績が出たら再計算する方が安全です。
- Q紙の請求書が一部残っても、導入する意味はありますか？
- A
あります。紙が残る部数と費用を結果に表示しているため、部分的なWeb化でも効果を確認できます。100%切り替えを前提にしないことが実務的です。
- Q郵送関連費110円には、何を含めますか？
- A
郵便料金に加え、封筒、用紙、印刷など1部を送るために増える費用を含めます。自社の封筒単価や印刷条件が分かる場合は、その数字へ置き換えてください。
- Q削減時間の人件費換算を、そのままコスト削減として説明してよいですか？
- A
人員や残業が実際に減る場合を除き、現金削減とは分けて説明します。空いた時間を別業務へ使える生産性効果として示す方が誤解を避けられます。