忙しさを感覚ではなく、業務名・月間時間・属人化で見える化します。最初から完璧な一覧を目指さず、思いつく業務を追加して、重い仕事と引き継ぎにくい仕事を分けてください。
入力内容はブラウザ内に自動保存され、外部へ送信されません。取引先名や社員名は書かず、「請求書発行」「入社手続」のような業務名にしてください。共有端末では作業後にデータを消去してください。
業務を入力する
| 業務名 | 分類 | 頻度 | 1回の分数 | 対応できる人 | 手順書 | 委譲候補 |
|---|
棚卸し結果
月間工数0時間
年間工数0時間
1日あたり0時間月20営業日で換算
委譲候補0時間/月
工数が大きい業務 上位5件
分類別の月間工数
一人だけが対応し、手順書もない業務はありません。
月間換算は、毎日20回、毎週4.3回、毎月1回、四半期0.33回、毎年0.083回として計算します。繁忙期や例外対応は別行にすると、実態に近づきます。
業務棚卸しは、仕事を減らす前の地図になる
忙しいと感じたとき、最初から自動化する業務を探すと、時間の小さい仕事に目が向くことがあります。先に月間工数と属人化を同じ一覧へ置くと、重い仕事と止まりやすい仕事を分けて判断できます。
実測例は一人総務の月間業務量データにまとめています。まず5～10件だけ入力し、日報や予定表を見ながら足してください。
引き継ぎリスクは、時間だけでは見つからない
月1時間の仕事でも、対応できる人が一人だけで手順書がなければ、休暇や退職時に止まります。このツールでは「自分だけ」かつ「手順書なし」を別枠で集計します。
委譲候補を選ぶと月間時間を合計できます。任せ方はパート社員へルーチンを渡した実務と合わせて考えてください。
CSVは、改善前の基準値として残す
CSVを月ごとに保存しておくと、改善前後で工数がどう変わったかを比較できます。社員名や取引先名を入れず、業務単位にすれば、社内共有もしやすくなります。
よくある質問
- Q1回の時間が毎回違う場合は、どう入力しますか？
- A
通常時の平均を入力し、繁忙期や例外対応は別の業務行として追加すると実態を表しやすくなります。
- Q細かい業務は、どこまで分けるべきですか？
- A
担当者、頻度、改善方法が異なるところで分けます。同じ担当者が同じ流れで処理する作業は、最初はまとめても構いません。
- Q委譲候補は、すぐ他の人へ任せるという意味ですか？
- A
いいえ。候補時間の把握です。影響範囲、判断の有無、教育時間を確認してから段階的に渡します。