配送の割当表をAIで作る前に。固定ルールと今回限りの条件を分ける

担当者が経験で組んでいる配送の割当表をAIへ渡しても、現場で使える表がそのまま出てくるとは限りません。過去の表に見えている配置と、守る必要があるルールは別だからです。

この記事では、過去の表と現場の説明から条件を整理し、割当候補を作って修正した経験を紹介します。実際の人名・配送先・稼働条件は使わず、ルールの扱い方を中心にまとめます。

過去の表は、答えではなく聞き取りの入口

配送の割当表には、休み、担当できる業務、出発の順番、前後の作業との関係などが重なります。経験のある担当者は自然に調整していても、その理由が表には書かれていないことがあります。

過去の表と担当者の説明をもとに、AIで候補を作り、違う箇所を直す試作を行いました。候補を見ながら「どうしてこの組み合わせか」を聞くと、表だけでは拾えなかった条件を整理できます。

過去に同じ人が担当していたからといって、他の人には担当できないとは限りません。たまたま続いた割当と、本当に守る必要がある条件を、担当者へ聞き分けるところから始めました。

固定条件と、今回だけの条件を別の欄に置く

試作では、「今回はこうする」という指示を通常ルールに混ぜないことが重要でした。臨時変更を固定化すると、次の表でも理由なく同じ割当が続きます。ルールには内容だけでなく、有効な期間、確認元、見直す条件を持たせます。

条件表を引き継ぐためのコピー用の型

条件ID	区分（固定／期間付き／今回のみ／未確認）	条件の内容	適用開始	適用終了	確認元	確認状態	変更理由

例として「期間中は車両Aを使わない」と記録するなら、終了日と解除の確認先を空欄のままにせず、未確認として残します。これは架空の記入例です。人や配送先の組み合わせは載せていません。

条件どうしがぶつかったら、全部を表へ入れようとせず、どれを優先するかを人が決めます。依頼の受け方はAIエージェント限定運用の記事で紹介しています。

AIへ渡す前に、条件同士の矛盾を出しておく

全員の希望を一度に満たす表が作れるとは限りません。休みと担当可能者の不足、前後の業務の重なりなどがあれば、AIに無理に埋めさせず、どの条件がぶつかっているかを一覧にします。空欄を残すことと、条件違反を隠した完成表を出すことでは、後者の方が確認しにくくなります。

守る条件を勝手に緩めて表を完成させないことを指示に含めます。調整が必要な箇所は、人が優先順位を決めます。資格、安全、労働時間などの確認は、担当者が現在のルールに照らして行い、AIの推定を根拠に確定しません。

候補表には、割当の理由と未確認を付ける

候補だけを見せると、現場は表全体を最初から読み直す必要があります。固定条件で決まった箇所、今回の変更を反映した箇所、確認待ちの箇所を分け、どの条件を使ったかを追えるようにします。確認者が修正した場合も、割当を入れ替えた事実だけではなく、その理由を残します。

現場の修正は、AIの計算誤りとは限りません。聞き取れていなかった条件、入力後の予定変更、過去の資料が古かったこともあります。原因を分けずに完成表だけを次回の正解として渡すと、一時的な対応までルールになってしまいます。

日報の平均時刻は、割当の決まりとは分ける

日々の記録から曜日や業務区分ごとの出発時刻をまとめると、現状を話し合う材料になります。ただし、平均が早いことだけで余力があるとは言えません。対象期間、記録の抜け、繁忙の違い、作業内容の差を確かめ、現場の説明と組み合わせます。

時刻の傾向は、対象期間と記録の抜けを添えて、担当者へ確認する資料として保管します。割当を決める条件表には、現場へ確かめたルールだけを反映します。個人を単純に順位付けする資料にはしません。

次回へ残すのは、表の修正履歴より判断の変更

• 候補作成時点の休み・車両・業務条件を確定する。
• 未確認や条件の衝突を残したまま、担当者へ確認を依頼する。
• 修正理由を「恒久変更」「期間付き」「今回限り」に分ける。
• 次回も有効な変更だけをルール表に反映し、古い条件を残さない。

人名や配送先を含む実データは、割当を確認する人に共有範囲を限定します。改善例を社外へ説明するときは、実際の曜日・地名・人数の組み合わせを使わず、判断の構造だけを伝えます。

よくある質問

まとめ

配送割当の試作では、過去の表から条件を拾い、現場の説明と照らす作業が重要でした。固定・期間付き・今回のみ・未確認を分け、修正理由と有効期限を残すと、臨時の対応が次回の通常ルールへ紛れ込みにくくなります。

条件を短い往復で整える方法は、AIエージェントへ目的と確認点を渡す記事でも紹介しています。記録から判断の理由を残す方法は、社内の記録を知識へ変える記事につながります。