贈答申請書テンプレート（Excel・Word）｜記入例と承認が通りやすい書き方

取引先への贈答申請は、用途、金額、理由、到着日を毎回別々に集めると、確認の往復が増えます。承認者が見たい項目を一枚に揃えると、手配前の確認が速くなります。

このページでは、Excel版とWord版の贈答申請書を無料でダウンロードできます。空欄様式、架空の記入例、項目説明を入れているので、自社の承認経路に合わせて編集してください。

テンプレートのダウンロード

月次決算や督促電話など、ほかの実務様式は一人総務のテンプレート・チェックリスト集にまとめています。

テンプレートは本記事用にゼロから設計したオリジナルです。実在の申請様式を複製したものではありません。自社の稟議規程、承認権限、経費処理に合わせて列や承認欄を調整してください。

形式	向いている使い方	入っている内容
Excel	画面入力、金額計算、項目追加	入力用・架空の記入例・項目説明
Word	印刷、回覧、紙での承認	空欄申請書・架空の記入例・項目説明

最初に自社向けへ直す3か所

ダウンロード後は、そのまま全社へ配るのではなく、承認者、金額の境界、保存場所の三つを先に直します。項目が多すぎると入力されず、少なすぎると確認の往復が増えます。実際に申請する人と承認する人の双方に一度使ってもらい、必要な項目だけを残してください。

1. 承認欄：自社の役職・権限規程に合わせる
2. 金額の境界：再承認が必要になる条件を決める
3. 保存場所：申請書、証憑、到着確認を同じ案件で追えるようにする

申請書を使い始める前に決める運用ルール

様式を作るだけでは、申請漏れや差し戻しは減りません。誰が起票し、誰が確認し、どの時点で手配してよいかを先に決めます。特に急ぎの贈答では、口頭承認だけで手配が進み、後から金額や理由が分からなくなりやすいためです。

決めること	運用例
起票者	連絡を受けた担当者または総務が作成する
確認者	営業担当が取引関係と先方の希望を確認する
承認の時点	手配前に承認を得る。急ぎの場合も後から記録を補う
保存場所	申請書、注文控え、請求書を同じ案件名で保存する
変更時の扱い	元の内容を残し、変更理由と最終額を追記する

承認済みかどうかを、担当者の記憶ではなく申請書で確認できる状態にすることが運用の中心です。共有フォルダで管理する場合は、ファイル名に申請日と用途を入れると探しやすくなります。

最も目立たせたいのは、期限が近いときの先行連絡

実務で最も負担が大きくなるのは、申請が遅く、到着日までの余裕がない案件です。品物の在庫がなければ別の業者を探し、営業担当へ代替案を確認し、承認内容との違いも整理しなければなりません。

当社の通常案件は月に数件程度で、品物と業者が決まっていれば確認と発注はおおよそ20分です。しかし、品物が未確定だったり、納期が迫っていたりすると、候補選定、在庫確認、業者変更が加わり、負担は大きく変わります。テンプレートは記入欄を増やすより、早く共有すべき条件を明確にする方が実務に効きます。

各項目の書き方と記入例

申請書は、情報を多く書くほどよいわけではありません。承認者が用途、妥当性、期限を判断できる情報に絞ります。架空の記入例では、既存取引先の新規開店祝いとして、先方の希望を確認したうえで祝い花を申請する流れにしています。

項目	書き方	架空の記入例
申請日	社内へ承認を求める日	20XX-04-08
相手先区分	既存、新規、関係先など社内で使う区分	既存取引先
用途	新規開店、周年、移転、就任、慶弔など	新規開店
内容・金額	品物、数量、単価、配送を含む合計	祝い花・1点・10,000円
手配先	社内指定先または候補先	社内指定先
理由	贈る背景、取引規模、先方の希望	継続取引があり、先方へ希望を確認したため
希望到着日	開店日や式典日から逆算した日	20XX-04-15
承認欄	申請者、確認者、承認者、承認日	自社の権限規程に合わせる

記入例は、そのまま提出する文章ではありません。用途や相手との関係によって必要な情報は変わります。自社で判断に使っている項目を残し、使わない項目は削除します。

申請から手配へ渡すときの確認

承認済みになったら、申請書の内容を発注担当へ渡します。申請者と手配者が同じ場合も、承認額、希望到着日、立札やメッセージ、配送条件を声に出して確認するくらいのつもりで見直します。

• 承認された内容と発注内容が一致しているか
• 合計額に配送等の費用が含まれているか
• 希望到着日と受取可能日が一致しているか
• 請求書の宛先と保存方法が決まっているか

記入例は「事実・判断・希望」を分ける

理由欄に「いつもお世話になっているため」とだけ書くと、承認者は金額や緊急性を判断できません。記入例では、確認できた事実、申請者の判断、希望する対応を分けます。

この書き方なら、事実と申請者の意見が混ざりません。金額が未確定の場合も「見積取得中」「上限額の承認を希望」と書けば、次に必要な確認が分かります。

承認が通りやすい理由欄の書き方

理由欄に「お祝いのため」だけを書くと、なぜその内容と金額なのかが分かりません。背景、取引規模、先方の希望を一文ずつ揃えると、承認者が判断しやすくなります。

姉妹サイトが集計した企業の贈答記録208件（2019〜2025年）では、52%（208件中108件）が先方に希望を聞いてから品物を決定していました。同じ調査で贈答額の中央値は10,000円、最頻帯は5,001〜10,000円です。詳しい集計は取引先への開店祝い208件の実態調査で確認できます。

弱い書き方	判断しやすい書き方
新規開店のお祝いのため	継続取引のある相手先の新規開店祝い。先方へ希望を確認し、社内基準と過去履歴を踏まえて申請します。
いつも贈っているため	前回の贈答履歴を確認し、今回の用途と取引状況に合わせて同等範囲で申請します。

希望を聞く場合も、相手へ金額を直接決めてもらうという意味ではありません。受取可能な品物、設置場所、苦手なものなどを確認し、社内で内容と予算を判断します。

差し戻されやすい申請を直す

差し戻されやすい書き方	補う情報
用途が「お祝い」のみ	開店、周年、移転など具体的な用途を書く
金額の根拠がない	社内基準、過去履歴、取引関係を記す
希望日だけが書かれている	案内を受けた日と、急ぎになった理由を添える
手配先が未定	見積取得中か、承認後に選定するかを明記する
先方の希望が不明	未確認なのか、確認したが指定なしなのかを分ける

空欄をなくすことだけが目的ではありません。承認者が「なぜこの内容なのか」「いつまでに判断が必要か」を短時間で把握できることが大切です。該当しない項目は、空欄ではなく「該当なし」とすると記入漏れとの区別がつきます。

金額欄で迷ったら

金額欄には、品物代だけでなく、配送、立札やメッセージ、必要な手数料を含めた合計を書きます。承認後に金額が変わる場合の再承認基準も、自社で決めておくと安全です。

前節で示した調査の中央値10,000円は、全案件へ当てはめる固定額ではありません。別の贈答記録163件の集計では、贈答額は取引規模にほぼ比例し、中央値は月間取引見込の6.7%（約7%）でした。取引規模との関係は取引規模別の開店祝い予算調査にまとまっています。

• 自社の上限・承認権限を確認する
• 同じ相手への過去履歴を確認する
• 今回の用途と先方の希望を確認する
• 取引規模や今後の関係を社内で説明できる形にする
• 配送等を含む合計額で申請する

調査値は、迷ったときの比較材料です。最終的な金額は、自社の規程、過去履歴、相手との関係、今回の事情を合わせて判断します。

承認後に金額が変わった場合

配送条件や追加対応で金額が変わる場合があります。差額が小さくても、承認済みの内容と実際の請求が違うことは記録します。再承認が必要な金額差を事前に決め、申請書の備考へ変更理由と確認者を残すと、支払処理で迷いません。

手配先・立札・完成写真まで一つの案件に残す

申請時点では、品物の種類までしか決まっていないことがあります。運用時には、承認後に確定した手配先、商品名、立札・メッセージ、注文番号、発送前写真、到着確認を追記できる欄を用意すると、申請書がそのまま案件台帳になります。特に発送前写真は、社名や敬称を一文字ずつ確認した証跡と、次回の商品選びの参考を兼ねます。

追記欄	残す内容	次回に役立つこと
手配先・注文番号	発注先、注文日、問い合わせ先	急な確認や再注文が速くなる
立札・メッセージ	最終確定した表記	敬称や社名の誤りを防ぐ
完成写真	品物、包装、立札	色合い・大きさ・品質を比較できる
証憑確認	請求額、領収書等、登録番号	経費処理の確認漏れを防ぐ

案を作る人、確認する人、営業担当の役割を分ける

品物やメッセージが未確定なら、実務担当者が第一案を作り、管理者が失礼のない表現と申請内容との一致を確認し、営業担当が取引先との関係から最終確認する流れにします。担当者が一人で選定から発注まで進めるより、見る立場を三つに分けた方が、短い確認でも重要な違和感を拾えます。

申請書・注文控え・請求書を一つの履歴にする

申請書は承認を取るためだけの書類ではありません。注文控え、到着確認、請求書と結び付けることで、次回の判断材料になります。翌年に同じ取引先の周年対応が発生したとき、前回の用途、金額、品物、手配先、問題点をすぐ確認できます。

1. 申請書を案件名で保存する
2. 承認後の注文控えを同じ場所へ入れる
3. 到着確認や変更内容を申請書へ追記する
4. 請求書または支払記録を関連付ける
5. 翌年に使う注意点を一行だけ残す

紙で運用する場合も、案件ごとに一式をそろえる考え方は同じです。個人情報や社外秘情報をむやみに増やさず、会社の保存ルールと保存期間に合わせて管理してください。

紙で回覧する場合も、約1年後に探せる保管へ移す

紙の申請書は承認経路を追いやすい一方、年数がたつと探しにくくなります。運用例として、当年分はバインダーにまとめ、約1年後に申請書、注文控え、請求書、完成写真を同じ案件名で検索できる保管へ移します。保存期間は自社規程に従い、閲覧範囲は必要な担当者に絞ってください。

よくある質問

贈答申請書は、文章を増やすためではなく、承認に必要な情報を一度で揃えるための道具です。用途、内容、金額、理由、希望到着日、承認欄を一枚にまとめると、確認の往復を減らせます。

テンプレートを自社向けに調整したら、実際の対応は取引先への慶弔・贈答対応の実務フローに沿って、申請、手配、到着確認、記録まで進めてください。